KSeF stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w 2026 roku. Wyjaśniamy, kogo dokładnie obejmie, jakie są etapy wdrożenia i jak przygotować firmę bez stresu.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, w której przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Po latach przekładania, KSeF stanie się obowiązkowy w 2026 roku — najpierw dla większych podmiotów, potem dla pozostałych. Oto, co warto wiedzieć już dziś.
Co do zasady — wszystkich czynnych podatników VAT zarejestrowanych w Polsce. Obowiązek wprowadzany jest etapami w zależności od wartości sprzedaży: • Duzi podatnicy (wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł rocznie) — obowiązek wcześniej. • Pozostali czynni podatnicy VAT — w drugim etapie. • Podatnicy zwolnieni z VAT (przedmiotowo i podmiotowo) — w trzecim etapie. Dokładne daty i progi mogą być korygowane rozporządzeniem — śledzimy je na bieżąco i informujemy klientów.
Faktura wystawiana w KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF i jest automatycznie dostarczana do nabywcy. Nie musisz jej wysyłać mailem ani drukować. Faktura papierowa lub PDF traci moc — nie będzie traktowana jako faktura w rozumieniu ustawy o VAT (z wyjątkiem awarii systemu i konsumentów). Numer KSeF zastępuje numer faktury. Płatność za fakturę oznaczona MPP (split payment) musi zawierać ten numer.
1. Sprawdź, czy Twój program księgowy/wystawiania faktur jest zintegrowany z KSeF. wFirma — z którą pracujemy — obsługuje KSeF natywnie. 2. Wyznacz osoby uprawnione do wystawiania faktur w KSeF (właściciel, księgowy, pracownicy). 3. Przeszkolić zespół — zwłaszcza dział sprzedaży i obsługi klienta. 4. Zaktualizuj wzorce umów i procedur (np. terminy płatności biegną od daty doręczenia faktury w KSeF).
Ustawa przewiduje tryb awaryjny — w razie niedostępności KSeF lub awarii po stronie podatnika można wystawiać faktury offline (z odpowiednim oznaczeniem) i wprowadzić je do KSeF w określonym terminie po przywróceniu działania systemu.
Nie musisz zostać sam z KSeF. Pomożemy wdrożyć go w Twojej firmie — od konfiguracji wFirma, przez nadanie uprawnień, po przeszkolenie zespołu. Skontaktuj się z nami, aby umówić bezpłatną konsultację.