Biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi w świetle ustawy AML. Sprawdź, jakie obowiązki to oznacza w praktyce — dla Ciebie i Twoich klientów.
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML) nakłada na biura rachunkowe szereg konkretnych obowiązków, których niedopełnienie grozi poważnymi sankcjami administracyjnymi. Jako instytucja obowiązana, biuro rachunkowe musi nie tylko weryfikować swoich klientów, ale także prowadzić bieżący monitoring transakcji i zgłaszać określone zdarzenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). W tym artykule wyjaśniamy, co w praktyce oznacza status instytucji obowiązanej, jakie procedury są wymagane oraz jakie obowiązki po stronie klientów biura wynikają z przepisów AML.
Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, biura rachunkowe — a dokładniej podmioty świadczące usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych czy obsługi kadrowo-płacowej — zaliczane są do grona instytucji obowiązanych. Oznacza to, że podlegają one pełnemu reżimowi przepisów AML, podobnie jak banki, kantory czy pośrednicy nieruchomości. Status instytucji obowiązanej nie jest opcjonalny — wynika bezpośrednio z rodzaju świadczonych usług. Biuro rachunkowe, które prowadzi księgi handlowe dla swoich klientów, automatycznie wchodzi w zakres regulacji i musi dostosować swoją działalność do wymogów ustawy, niezależnie od wielkości czy formy prawnej.
Każda instytucja obowiązana musi posiadać pisemną procedurę wewnętrzną w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Dokument ten powinien obejmować co najmniej: • zasady identyfikacji i weryfikacji klientów (tzw. środki bezpieczeństwa finansowego), • sposób oceny ryzyka prania pieniędzy dla poszczególnych klientów i transakcji, • zasady przechowywania dokumentów i rejestrowania transakcji, • procedurę zgłaszania podejrzanych transakcji do GIIF, • zasady szkolenia pracowników. Procedura musi być regularnie aktualizowana — zmiany w przepisach, strukturze klientów czy profilu ryzyka biura powinny skutkować jej przeglądem. Brak procedury lub jej nieaktualność to jeden z najczęściej stwierdzanych uchybień podczas kontroli.
Przed nawiązaniem współpracy z nowym klientem biuro rachunkowe jest zobowiązane zastosować środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF). W praktyce oznacza to: 1. Identyfikację klienta — ustalenie jego tożsamości na podstawie dokumentów (np. dowód osobisty, KRS, NIP). 2. Identyfikację beneficjenta rzeczywistego — ustalenie, kto faktycznie stoi za daną spółką i sprawuje nad nią kontrolę. 3. Ocenę celu i charakteru stosunków gospodarczych — zrozumienie, czym klient się zajmuje i skąd pochodzą jego środki. 4. Bieżący monitoring — weryfikacja, czy działalność klienta jest spójna z posiadaną wiedzą o nim. Poziom intensywności ŚBF zależy od oceny ryzyka klienta. Klienci wysokiego ryzyka (np. z jurysdykcji wysokiego ryzyka, spółki o skomplikowanej strukturze właścicielskiej) wymagają wzmożonych środków bezpieczeństwa.
Obowiązki AML dotyczą nie tylko samego biura rachunkowego, ale także jego klientów. Spółki z o.o., spółki akcyjne i inne osoby prawne mają obowiązek zgłaszania danych beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Biuro rachunkowe powinno: • poinformować klienta o obowiązku rejestracji w CRBR, • weryfikować przy nawiązaniu współpracy, czy klient jest zarejestrowany, • aktualizować dane w przypadku zmian w strukturze właścicielskiej. Niezgłoszenie lub nieterminowe zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego grozi klientowi karą administracyjną do 1 000 000 zł. Biuro, które świadomie ignoruje ten obowiązek u obsługiwanych podmiotów, naraża się na zarzut naruszenia przepisów AML.
Jednym z kluczowych obowiązków instytucji obowiązanej jest rejestrowanie i zgłaszanie transakcji podejrzanych oraz transakcji ponadprogowych. Biuro rachunkowe jest zobowiązane do: • rejestrowania transakcji gotówkowych równych lub przekraczających równowartość 15 000 euro, • niezwłocznego zgłaszania do GIIF transakcji lub okoliczności, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu. Zgłoszenie podejrzanej transakcji (tzw. STR — Suspicious Transaction Report) należy złożyć bez zbędnej zwłoki przez system teleinformatyczny GIIF. Ważne: biuro rachunkowe nie może poinformować klienta o tym, że zostało złożone takie zgłoszenie — naruszenie tej zasady (tzw. tipping off) jest przestępstwem.
Niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy AML może skutkować dotkliwymi konsekwencjami. Organy nadzoru — w tym Krajowa Administracja Skarbowa oraz właściwe organy samorządów zawodowych — mogą nałożyć na biuro rachunkowe: • karę pieniężną do 1 000 000 zł lub do 10% obrotu za poprzedni rok obrotowy, • zakaz pełnienia funkcji kierowniczych przez osoby odpowiedzialne za naruszenia, • publiczne ogłoszenie o stwierdzonym naruszeniu (tzw. naming and shaming). Warto podkreślić, że odpowiedzialność spoczywa zarówno na samej instytucji, jak i na osobach fizycznych sprawujących funkcje kierownicze. Dlatego tak istotne jest regularne szkolenie zespołu i aktualizowanie procedur wewnętrznych.
Obowiązki AML w biurze rachunkowym są rozbudowane i wymagają systematycznego podejścia — od tworzenia procedur, przez weryfikację klientów, aż po zgłoszenia do GIIF. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja firma spełnia wymogi AML, lub szukasz biura rachunkowego, które rozumie te regulacje, skontaktuj się z zespołem Danexis. Chętnie ocenimy sytuację i zaproponujemy odpowiednie rozwiązania. Zadzwoń: +48 780 760 666 lub napisz na kontakt@danexis.pl.