Przepisy o pracy zdalnej w Kodeksie pracy obowiązują od 2023 roku, ale w praktyce nadal generują pytania. W 2026 roku pojawiły się nowe wytyczne dotyczące ekwiwalentu, bezpieczeństwa danych i kontroli stanowiska pracy. Oto kompletny przegląd.
Praca zdalna stała się standardem w wielu branżach. Polski Kodeks pracy od 2023 roku reguluje zasady jej wykonywania — zarówno praca zdalna całkowita, jak i hybrydowa ma swoje zasady, obowiązki i prawa. W 2026 roku pracodawcy wciąż muszą mierzyć się z praktycznymi pytaniami: jak prawidłowo liczyć ekwiwalent, jak przeprowadzić kontrolę i jak dokumentować porozumienie z pracownikiem.
Praca zdalna może być: • Uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę (zapis w umowie). • Wprowadzona w trakcie zatrudnienia — na wniosek pracownika lub pracodawcy (porozumienie lub polecenie). • Okazjonalna — do 24 dni w roku, bez pełnych procedur. Porozumienie lub regulamin pracy zdalnej musi określać: miejsce wykonywania pracy, zasady porozumiewania się, sposób kontroli, pokrycie kosztów (ekwiwalent lub ryczałt), zasady BHP oraz zasady ochrony danych osobowych.
Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z pracą zdalną: • Energii elektrycznej — ustalona kwota miesięczna lub ryczałt. • Połączenia internetowego — zwrot faktycznych kosztów lub ryczałt. • Amortyzacji sprzętu pracownika (jeśli używa własnego) — ekwiwalent za zużycie. W 2026 roku organy podatkowe potwierdziły, że ryczałt wypłacany pracownikowi zdalnemu jest zwolniony z PIT i składek ZUS — pod warunkiem, że kwota jest ustalona w porozumieniu z pracownikiem i odpowiada realnym kosztom. Praktyczne stawki stosowane w 2026 r.: 50–150 zł/miesiąc za prąd, 50–80 zł/miesiąc za internet — w zależności od wymiaru czasu pracy i zakresu obowiązków.
Pracodawca ma prawo kontrolować: • Przestrzeganie zasad BHP na stanowisku zdalnym. • Ochronę danych osobowych. • Przestrzeganie pracy w uzgodnionych godzinach. Ważne: kontrola wymaga wcześniejszego uzgodnienia z pracownikiem i nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób zamieszkałych w lokalu. W praktyce kontrole najczęściej mają formę zdalnej weryfikacji (ankiety, rozmowy wideo) lub wizyty umówionej z minimum 1-dniowym wyprzedzeniem.
Od 2023 roku pracownicy wykonujący pracę zdalną spoza miejscowości, w której siedziba pracodawcy, mogą korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (300 zł/miesiąc zamiast 250 zł) — jeśli nie otrzymują zwrotu kosztów dojazdu. To drobna, ale realna ulga przy obliczaniu PIT. Biuro rachunkowe Danexis pilnuje, by lista płac uwzględniała prawidłową kwalifikację kosztów dla każdego pracownika.
Masz pytania dotyczące pracy zdalnej w swojej firmie — ekwiwalentu, dokumentacji czy listy płac? Specjaliści Danexis z działu kadr i płac chętnie pomogą. Skontaktuj się z nami — obsługujemy firmy we Wrocławiu i w całej Polsce zdalnie.