Praca zdalna to już stały element polskiego rynku pracy. Dowiedz się, jakie obowiązki formalne i koszty wiążą się z jej wdrożeniem w firmie w 2026 roku.
Praca zdalna, uregulowana w Kodeksie pracy od 2023 roku, wciąż budzi liczne pytania wśród pracodawców i pracowników. W 2026 roku przepisy są już dobrze ugruntowane, jednak praktyczne rozliczenia — ekwiwalent za prąd i internet, koszty BHP czy struktura regulaminu — nadal sprawiają trudności. W tym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo podejść do każdego z tych zagadnień, by uniknąć błędów podatkowych i kadrowych.
Każda firma zatrudniająca pracowników w trybie zdalnym lub hybrydowym powinna posiadać wewnętrzny regulamin pracy zdalnej. Dokument ten określa zasady wykonywania obowiązków poza siedzibą pracodawcy i stanowi podstawę prawną dla wszelkich rozliczeń. Regulamin powinien precyzować: • grupy stanowisk objętych pracą zdalną, • zasady ustalania miejsca wykonywania pracy, • sposób kontroli czasu pracy i wyników, • tryb wnioskowania i cofania zgody na pracę zdalną, • zasady wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu, • procedury BHP obowiązujące w miejscu pracy zdalnej. Brak regulaminu lub jego niekompletność może skutkować zakwestionowaniem wypłacanych świadczeń przez ZUS lub urząd skarbowy. Regulamin warto konsultować ze specjalistą ds. kadr, aby był zgodny z aktualnym stanem prawnym.
Pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty, jakie pracownik ponosi w związku z pracą zdalną — przede wszystkim koszty energii elektrycznej i dostępu do internetu. W praktyce stosuje się dwie formy: 1. Ekwiwalent — dokładne rozliczenie rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika. 2. Ryczałt — z góry ustalona kwota, odpowiadająca przewidywanym kosztom. Obie formy są zwolnione ze składek ZUS oraz podatku dochodowego, pod warunkiem że ich wysokość wynika z regulaminu lub porozumienia i odpowiada realnym kosztom. Pracodawca powinien zachować dokumentację (np. analizę kosztów mediów), która uzasadnia przyjętą kwotę. Zbyt wysoki ryczałt może zostać zakwestionowany jako przychód pracownika. Warto regularnie weryfikować jego wysokość — szczególnie gdy zmieniają się ceny energii.
Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Przepisy Kodeksu pracy nakładają konkretne wymagania, które należy spełnić jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy w trybie zdalnym. Do kluczowych obowiązków BHP należą: • przekazanie pracownikowi oceny ryzyka zawodowego na stanowisku zdalnym, • poinformowanie o zasadach bezpiecznej organizacji pracy w domu, • zapewnienie odpowiednich narzędzi (sprzęt, oprogramowanie), • przeprowadzenie szkolenia BHP dostosowanego do specyfiki pracy zdalnej. Pracodawca nie ma prawa wchodzić do prywatnego mieszkania pracownika bez jego zgody w celu kontroli warunków pracy. Jednak pracownik musi złożyć oświadczenie, że miejsce wykonywania pracy spełnia wymagania BHP. Niedopełnienie formalności w tym zakresie naraża firmę na ryzyko podczas kontroli PIP.
Wydatki związane z pracą zdalną mogą stanowić koszty uzyskania przychodów pracodawcy — pod warunkiem ich właściwego udokumentowania i powiązania z działalnością firmy. Do kosztów firmowych można zaliczyć m.in.: • zakup lub leasing sprzętu komputerowego dla pracownika, • koszty licencji na oprogramowanie, • wypłacany ryczałt lub ekwiwalent (udokumentowany), • koszty szkoleń BHP, • wydatki na cyberbezpieczeństwo i VPN. W kontekście JPK_CIT i nowych wymagań ewidencyjnych obowiązujących od 2025–2026 roku szczególnie ważne jest, aby każdy wydatek był właściwie przypisany w księgach. Firmy prowadzące uproszczoną ewidencję na podstawie JPK_PKPIR powinny zadbać o to, by rozliczenia pracy zdalnej były transparentne i zgodne ze strukturą wymaganą przez przepisy.
Ryczałt i ekwiwalent za pracę zdalną nie stanowią podstawy wymiaru składki zdrowotnej ani składek ZUS — to jedna z istotnych korzyści tej formy wynagradzania kosztów. Jednak warunkiem jest spełnienie formalnych wymogów: świadczenie musi wynikać z regulaminu lub indywidualnego porozumienia, a jego wysokość musi być uzasadniona. Na co warto zwrócić uwagę: • jeśli ryczałt jest rażąco zawyżony, ZUS może zakwestionować zwolnienie, • w przypadku umów cywilnoprawnych (zlecenie, B2B) przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej nie mają zastosowania — stosuje się odmienne zasady rozliczeń, • przedsiębiorcy na JDG pracujący zdalnie we własnym imieniu nie korzystają z tych przepisów — ich koszty rozlicza się na zasadach ogólnych. Warto skonsultować indywidualną sytuację z biurem rachunkowym, zanim ustali się wysokość świadczeń.
Kodeks pracy wyróżnia tzw. okazjonalną pracę zdalną, wykonywaną na wniosek pracownika — do 24 dni w roku kalendarzowym. Ta forma rządzi się nieco innymi zasadami. Najważniejsze różnice: • pracodawca nie musi przygotowywać pełnego regulaminu pracy zdalnej, • nie ma obowiązku wypłaty ryczałtu ani ekwiwalentu, • wymogi BHP są uproszczone — pracownik składa jedynie oświadczenie o właściwych warunkach pracy. Pomimo uproszczonej procedury warto zadbać o pisemne potwierdzenie zgody i określenie warunków okazjonalnej pracy zdalnej. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i ewentualnych roszczeń. W praktyce wiele firm miesza okazjonalną i regularną pracę zdalną — co może prowadzić do błędów formalnych i podatkowych.
Praca zdalna wymaga od pracodawcy starannego podejścia do kwestii formalnych — od regulaminu, przez BHP, po rozliczenia ryczałtu i kosztów. Błędy w tym obszarze mogą skutkować zakwestionowaniem odliczeń lub problemami podczas kontroli. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie wymogi w 2026 roku, skontaktuj się z biurem rachunkowym Danexis we Wrocławiu — tel. +48 780 760 666 lub e-mail: kontakt@danexis.pl. Pomożemy przygotować dokumentację i poprawnie rozliczyć koszty pracy zdalnej.