Наём первого сотрудника – важный шаг в развитии компании. Узнайте, какие обязанности ждут работодателя: от трудового договора, через ZUS и BHP, до PIT-2.
Решение о найме первого сотрудника – один из наиболее значимых моментов в истории любой компании. Многие предприниматели в этот момент чувствуют себя перегруженными количеством формальностей: договор, регистрация в ZUS, медицинские осмотры, обучение по BHP, а также налоговая документация. Хорошая новость состоит в том, что весь процесс можно пройти без лишних затруднений, если знать правильную последовательность шагов. В этой статье мы проведём вас через каждый этап трудоустройства сотрудника, чтобы вы как работодатель действовали уверенно и в соответствии с действующими нормами.
Прежде чем подписать какой-либо документ, необходимо решить, на какой правовой основе вы будете нанимать данное лицо. Наиболее распространённые варианты: • Трудовой договор (umowa o pracę) – предоставляет работнику полную защиту, предусмотренную Трудовым кодексом: отпуск, пособие по болезни, увольнение с соблюдением защитного срока. • Договор поручения (umowa zlecenie) – гражданско-правовой договор, более гибкий, но с ограниченной защитой для исполнителя. • Договор подряда (umowa o dzieło) – применяется при конкретном, единовременном результате; не облагается взносами ZUS, однако его использование строго проверяется контролирующими органами. Если работа должна выполняться регулярно, в определённом месте и времени, под вашим руководством – законодательство обязывает заключить трудовой договор. Неверная квалификация влечёт риск проверки PIP и доначисления просроченных взносов.
Трудовой договор необходимо заключить не позднее дня начала работы сотрудника. Он должен определять: 1. Стороны договора (работодатель и работник). 2. Вид и место выполнения работы. 3. Объём занятости (полная ставка, 1/2 ставки и т. д.). 4. Размер вознаграждения – в 2026 г. минимальная заработная плата составляет 4 666 злотых брутто. 5. Дату начала работы. 6. Срок действия договора (на определённый или неопределённый срок). Перед подписанием договора рекомендуется также получить от сотрудника необходимые документы: личный опросник, трудовые книжки с предыдущих мест работы, а также заявление для налоговых и страховых целей. Договор составляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон.
Как работодатель вы обязаны зарегистрировать сотрудника в системе социального и медицинского страхования в течение 7 дней со дня возникновения основания для страхования, то есть с даты заключения договора или фактического начала работы. На практике это означает подачу в ZUS формы ZUS ZUA (или ZUS ZZA, если сотрудник подлежит исключительно медицинскому страхованию). Форму можно передать в электронном виде через PUE ZUS или программу Płatnik. Как работодатель вы становитесь плательщиком взносов – вы обязаны ежемесячно рассчитывать, удерживать и перечислять взносы на: • пенсионное и рентное страхование, • страхование по болезни и от несчастных случаев, • медицинское страхование, • Фонд труда и FGŚP (при соблюдении условий). Срок уплаты взносов для большинства работодателей – 15-е число следующего месяца.
Сотрудник не может приступить к работе без выполнения двух основных условий: 1. Предварительный медицинский осмотр – работодатель выдаёт направление к врачу медицины труда. Расходы на осмотр несёт работодатель. Без действительного заключения об отсутствии противопоказаний к работе на данной должности допуск сотрудника к обязанностям не допускается. 2. Обучение по BHP – проводится ещё до допуска к работе. Оно состоит из двух частей: общего инструктажа (может провести сотрудник службы BHP или внешний специалист) и инструктажа на рабочем месте (проводит непосредственный руководитель). Работодатель также обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка и положением об оплате труда (если занято не менее 50 человек), а также с должностными обязанностями на данной должности.
Работодатель выступает налоговым агентом по авансовым платежам подоходного налога с вознаграждения сотрудника. Для правильного расчёта этих авансов ему необходимо получить от сотрудника ряд заявлений: • PIT-2 (заявление сотрудника для целей расчёта ежемесячных авансовых платежей по налогу) – уполномочивает работодателя применять сумму, уменьшающую налог. Сотрудник может подать его одному работодателю в данном году. • Заявление о применении льготы для молодёжи – если сотрудник не достиг 26 лет и желает воспользоваться освобождением от PIT. • Информация о других источниках дохода – существенна для правильного определения размера чистой заработной платы. С 2022 года заявления подаются на форме PIT-2 в расширенной версии. Работодатель хранит их в течение всего периода трудоустройства и в течение 5 лет после его окончания.
Каждый работодатель обязан вести личное дело сотрудника и учёт рабочего времени. Личное дело состоит из четырёх частей: A – документы, собранные в связи с трудоустройством, B – документы, касающиеся заключения и хода трудовых отношений, C – документы, связанные с расторжением договора, D – документы, касающиеся дисциплинарных взысканий. Учёт рабочего времени должен отражать фактически отработанные часы, сверхурочные часы, отпуска и отсутствия. Документацию можно вести в бумажной или электронной форме – обе формы равнозначны при условии обеспечения целостности и доступности данных. Неисполнение обязанностей в части кадровой документации грозит штрафом Государственной инспекции труда (PIP) в размере до 30 000 злотых.
Наём первого сотрудника – многоэтапный процесс, требующий одновременного знания трудового законодательства, законодательства о социальном страховании и налогового права. Ошибки, допущенные на старте, могут повлечь дорогостоящие последствия. Если вы хотите быть уверены в том, что вся документация является полной и соответствует требованиям законодательства, свяжитесь с бухгалтерским бюро Danexis – мы поможем вам пройти каждый шаг без лишнего стресса. Позвоните по номеру +48 780 760 666 или напишите на kontakt@danexis.pl.