Удалённая работа стала неотъемлемой частью польского рынка труда. Узнайте, какие формальные обязанности и расходы связаны с её внедрением в компании в 2026 году.
Удалённая работа, урегулированная в Трудовом кодексе с 2023 года, по-прежнему вызывает множество вопросов у работодателей и сотрудников. В 2026 году нормы уже хорошо устоялись, однако практические расчёты — компенсация за электроэнергию и интернет, расходы на охрану труда, структура регламента — всё ещё вызывают затруднения. В этой статье мы объясняем, как правильно подойти к каждому из этих вопросов, чтобы избежать налоговых и кадровых ошибок.
Каждая компания, в которой сотрудники работают в удалённом или гибридном режиме, должна иметь внутренний регламент удалённой работы. Этот документ определяет порядок исполнения обязанностей за пределами офиса работодателя и служит правовой основой для всех расчётов. Регламент должен чётко определять: • категории должностей, на которые распространяется удалённая работа, • порядок определения места выполнения работы, • способы контроля рабочего времени и результатов, • процедуру подачи заявлений и отзыва разрешения на удалённую работу, • порядок выплаты компенсации или фиксированной надбавки, • требования охраны труда, действующие в месте выполнения удалённой работы. Отсутствие регламента или его неполнота могут повлечь оспаривание выплачиваемых пособий со стороны ZUS или налогового органа. Регламент рекомендуется согласовывать со специалистом по кадрам, чтобы он соответствовал актуальному законодательству.
Работодатель обязан возмещать расходы, которые сотрудник несёт в связи с удалённой работой, — прежде всего расходы на электроэнергию и доступ в интернет. На практике применяются две формы: 1. Компенсация (ekwiwalent) — точный расчёт фактически понесённых сотрудником расходов. 2. Фиксированная надбавка (ryczałt) — заранее установленная сумма, соответствующая предполагаемым расходам. Обе формы освобождены от взносов ZUS и подоходного налога при условии, что их размер определён регламентом или соглашением и соответствует реальным расходам. Работодатель должен хранить документацию (например, анализ расходов на коммунальные услуги), обосновывающую принятую сумму. Чрезмерно высокая надбавка может быть оспорена как доход сотрудника. Рекомендуется регулярно пересматривать её размер — особенно при изменении тарифов на электроэнергию.
Удалённая работа не освобождает работодателя от обязанностей в области охраны труда и техники безопасности. Нормы Трудового кодекса устанавливают конкретные требования, которые необходимо выполнить ещё до допуска сотрудника к работе в удалённом режиме. К ключевым обязанностям по охране труда относятся: • передача сотруднику оценки профессиональных рисков на удалённом рабочем месте, • информирование о принципах безопасной организации труда дома, • обеспечение надлежащими инструментами (оборудование, программное обеспечение), • проведение инструктажа по охране труда, адаптированного к специфике удалённой работы. Работодатель не вправе входить в частное жилище сотрудника без его согласия с целью проверки условий труда. Однако сотрудник обязан подать заявление о том, что место выполнения работы соответствует требованиям охраны труда. Несоблюдение формальностей в этой области подвергает компанию риску при проверке Государственной инспекции труда (PIP).
Расходы, связанные с удалённой работой, могут быть отнесены к затратам на получение доходов работодателя — при условии их надлежащего документирования и связи с деятельностью компании. К корпоративным расходам можно отнести, в частности: • покупку или лизинг компьютерного оборудования для сотрудника, • расходы на лицензии на программное обеспечение, • выплачиваемую фиксированную надбавку или компенсацию (документально подтверждённую), • расходы на обучение по охране труда, • расходы на кибербезопасность и VPN. В контексте JPK_CIT и новых требований к учёту, действующих с 2025–2026 года, особенно важно, чтобы каждый расход был правильно отражён в бухгалтерских книгах. Компании, ведущие упрощённый учёт на основе JPK_PKPIR, должны обеспечить прозрачность расчётов удалённой работы и их соответствие структуре, требуемой законодательством.
Фиксированная надбавка и компенсация за удалённую работу не включаются в базу для исчисления взноса на медицинское страхование и взносов ZUS — это одно из существенных преимуществ данной формы возмещения расходов. Однако условием является соблюдение формальных требований: выплата должна предусматриваться регламентом или индивидуальным соглашением, а её размер должен быть обоснован. На что стоит обратить внимание: • если надбавка явно завышена, ZUS может оспорить освобождение от взносов, • в случае гражданско-правовых договоров (umowa zlecenia, B2B) нормы Трудового кодекса об удалённой работе не применяются — действуют иные правила расчётов, • предприниматели на JDG, работающие удалённо самостоятельно, не пользуются этими нормами — их расходы рассчитываются на общих основаниях. Рекомендуется проконсультироваться с бухгалтерией по индивидуальной ситуации, прежде чем устанавливать размер выплат.
Трудовой кодекс выделяет так называемую эпизодическую удалённую работу, выполняемую по заявлению сотрудника, — не более 24 дней в календарном году. Эта форма подчиняется несколько иным правилам. Основные отличия: • работодатель не обязан разрабатывать полный регламент удалённой работы, • нет обязанности выплачивать фиксированную надбавку или компенсацию, • требования охраны труда упрощены — сотрудник лишь подаёт заявление о надлежащих условиях труда. Несмотря на упрощённую процедуру, рекомендуется оформить письменное подтверждение согласия и определить условия эпизодической удалённой работы. Это позволит избежать недоразумений и возможных претензий. На практике многие компании смешивают эпизодическую и регулярную удалённую работу — что может приводить к формальным и налоговым ошибкам.
Удалённая работа требует от работодателя внимательного подхода к формальным вопросам — от регламента и охраны труда до расчётов надбавки и расходов. Ошибки в этой области могут повлечь оспаривание вычетов или проблемы при проверках. Если вы хотите убедиться, что ваша компания соответствует всем требованиям в 2026 году, свяжитесь с бухгалтерским бюро Danexis во Вроцлаве — тел. +48 780 760 666 или e-mail: kontakt@danexis.pl. Мы поможем подготовить документацию и правильно рассчитать расходы на удалённую работу.