Дізнайтеся, хто у 2026 році повинен мати онлайн-касу фіскальну, які галузі охоплені обов'язком і як розрахувати пільгу на придбання пристрою.
Онлайн-каса фіскальна — тема, яка вже кілька років хвилює підприємців, що здійснюють продаж фізичним особам. Дедалі більше галузей поступово охоплюється обов'язком використання пристроїв із функцією передачі даних до Центрального репозиторію кас. У 2026 році законодавство вже повністю сформоване, а податкові органи проводять активні перевірки. У цій статті ми пояснюємо, хто зобов'язаний мати онлайн-касу фіскальну, які терміни діють, як провести фіскалізацію та яким чином відрахувати пільгу на придбання пристрою.
Онлайн-каса фіскальна — це пристрій, що реєструє продаж і — на відміну від старіших кас із паперовою або електронною копією чека — передає дані про транзакції в режимі реального часу (або через визначені інтервали) до Центрального репозиторію кас, що ведеться Начальником Державної податкової адміністрації. Передача даних відбувається автоматично через інтернет. Це означає, що податковий орган має постійний доступ до щоденних і місячних звітів без необхідності проведення перевірок на місці. Онлайн-каси також усувають обов'язок друку копій чеків — натомість дані зберігаються в репозиторії. На ринку також доступні віртуальні каси фіскальні (додатки для планшета або смартфона) — рішення, особливо популярне серед кур'єрів, мобільних постачальників послуг і beauty-індустрії.
Обов'язок використання онлайн-кас фіскальних стосується підприємців, що продають товари або послуги фізичним особам, які не провадять господарської діяльності (споживачам), та фермерам на паушальному оподаткуванні — якщо вони не користуються звільненням від обліку. Галузі, охоплені обов'язком мати онлайн-касу, включають зокрема: • автозаправні станції та шиномонтажні сервіси, • автомайстерні та механіки, • лікарські, стоматологічні та фізіотерапевтичні кабінети, • перукарські, косметичні салони та салони татуювання, • готелі, пансіони та об'єкти розміщення, • заклади громадського харчування (ресторани, бари, кафе), • юридичні та консультаційні послуги, що надаються споживачам. Якщо ваша галузь не зазначена у переліку вище, варто перевірити актуальне розпорядження Міністра фінансів — перелік зобов'язаних суб'єктів систематично розширювався.
Не кожен підприємець, що здійснює продаж споживачам, зобов'язаний одразу встановлювати касу. Звільнення від обліку надаються двома способами: 1. Суб'єктне звільнення — надається, якщо оборот від продажу фізичним особам та фермерам на паушальному оподаткуванні у попередньому податковому році не перевищив 20 000 зл. У разі нової діяльності ліміт розраховується пропорційно до періоду ведення бізнесу. 2. Предметні звільнення — стосуються конкретних операцій, перелічених у розпорядженні (наприклад, окремі поштові послуги, фінансові послуги, постачання товарів через інтернет за дотримання документаційних умов). Увага: навіть якщо вам загалом надається суб'єктне звільнення, виконання операцій із так званого негативного переліку (наприклад, постачання тютюнових виробів, таксі-послуги) тягне за собою безумовний обов'язок мати касу — незалежно від обсягу обороту.
Реєстрація онлайн-каси фіскальної вимагає виконання кількох формальностей: 1. Придбання каси в авторизованого суб'єкта — пристрій повинен мати чинне рішення Президента GUM (Головного управління мір) про допуск до обігу. 2. Укладення сервісного договору — обов'язкове до фіскалізації; сервісант відповідає за технічний запуск і реєстрацію каси. 3. Фіскалізація — проводиться сервісантом; після її виконання каса отримує унікальний реєстраційний номер. 4. Реєстрація каси в податковому органі (US) — у більшості випадків здійснюється в електронному вигляді сервісантом або платником податків через додаток e-Urząd Skarbowy. 5. Налаштування передачі даних — пристрій повинен мати доступ до інтернету та коректно підключатися до Центрального репозиторію кас. Увесь процес зазвичай займає від кількох днів до двох тижнів — варто планувати його завчасно.
Підприємці, що вперше встановлюють онлайн-касу, можуть скористатися пільгою на придбання каси фіскальної у розмірі 90% нетто-ціни пристрою, але не більше 700 зл за один пристрій. Як розрахувати пільгу? • Платники VAT (активні) — відраховують пільгу в декларації JPK_V7 (позиція, що стосується пільги на придбання кас). Якщо сума податкового зобов'язання менша за пільгу, надлишок підлягає поверненню на банківський рахунок. • Платники, звільнені від VAT — можуть відрахувати пільгу від авансового платежу з податку на доходи (PIT або CIT). Якщо авансового платежу недостатньо, пільга розраховується в річній декларації. Необхідні умови для використання пільги: • початок обліку у встановлений термін, • наявність рахунку-фактури на придбання каси, • реєстрація каси в податковому органі (US) у встановленому порядку.
Здійснення продажу без необхідної каси фіскальної або її неналежне використання — це серйозний фінансовий ризик. Податкові органи можуть накладати санкції, зокрема: • додаткове податкове зобов'язання у розмірі 30% VAT від необлікованого обороту, • кримінально-фіскальні штрафи для відповідальної особи. Найпоширеніші помилки підприємців: • затримка з встановленням каси після перевищення ліміту звільнення, • відсутність сервісного договору або закінчення терміну його дії, • перерви в передачі даних до CRK, не зафіксовані в аварійному режимі, • невидача чеків при стаціонарному продажу, • незберігання сервісної документації протягом обов'язкового строку (5 років). Регулярне технічне обслуговування та систематична перевірка коректності передачі даних — основа безпечного використання онлайн-каси.
Онлайн-каса фіскальна у 2026 році — це не лише правова вимога, а й інструмент, який за належного впровадження можна розглядати як елемент цифровізації компанії. Ключовим є встановлення того, чи підпадає ваша діяльність під обов'язок, дотримання термінів реєстрації та використання доступної податкової пільги. Якщо у вас є сумніви щодо обов'язку обліку, розрахунку пільги на касу або інтеграції каси з бухгалтерською програмою — зверніться до бухгалтерського бюро Danexis. Наші експерти допоможуть вам пройти весь процес без зайвого стресу. Телефонуйте за номером +48 780 760 666 або пишіть на kontakt@danexis.pl.