Національна система е-рахунків-фактур (KSeF) змінює процес виставлення рахунків у Польщі. У цьому посібнику — все, що потрібно зробити, щоб 1 липня 2026 року не застало вас зненацька.
Фактура, виставлена поза KSeF, юридично не існує (за деякими винятками).
Анулювання неможливе — тільки коригування через KSeF.
Повна видимість транзакцій для ДПС — кінець епохи «позасистемних» фактур.
Ліквідація паперових фактур у B2B-розрахунках.
Національна система електронних фактур (KSeF — Krajowy System e-Faktur) — це центральна платформа Міністерства фінансів Польщі для виставлення, отримання та зберігання структурованих фактур (формат XML — схема FA(2)). Кожна фактура B2B проходить через сервер МФ, отримує унікальний номер KSeF і зберігається там 10 років.
Ключові наслідки:
2. На кого поширюється обов'язок
З 1 липня 2026
Усі активні платники ПДВ
ФОП (JDG), ТОВ (sp. z o.o.), товариства
Іноземні суб'єкти зі стаціонарним місцем ведення діяльності в Польщі
З 1 січня 2027
Платники, звільнені від ПДВ (фіксований податок, малий бізнес)
Витратні фактури від фізичних осіб
На кого НЕ поширюється: фактури B2C (для споживачів) — можна виставляти традиційно. Добровільне використання дозволено.
3. Терміни 2026 — календар впровадження
До 31 березня 2026 — останній термін вибору постачальника KSeF та підписання договору.
До 31 травня 2026 — фінальне тестування, генерація токенів, навчання команди.
1 липня 2026 — початок обов'язку. Перший день виставлення фактур виключно через KSeF.
До 31 липня 2026 — перше розрахування ПДВ із фактурами KSeF (JPK_V7M).
4. Як підготуватися — чек-лист
Аудит поточного процесу виставлення фактур — які системи виставляють фактури, хто їх погоджує, які інтеграції використовуються.
Вибір постачальника KSeF — якщо використовуєте Comarch, wFirma, iFirma, Subiekt — перевірте їх готовність. Якщо маєте власну ERP — потрібен інтегратор.
Генерація токенів — для кожної особи, уповноваженої виставляти фактури.
Міграція контрагентів — перевірка NIP, статусу ПДВ, адресних даних.
Аварійна процедура — письмова інструкція, що робити, коли KSeF недоступний.
Навчання команди — мінімум 2 год. для кожного, хто виставляє фактури.
Тестування — виставлення тестових фактур протягом 2–3 тижнів до старту.
5. Авторизаційний токен KSeF
Токен діє 1 рік — не забудьте його оновити!
Токен, згенерований директором, не працює для бухгалтера без наданих прав.
Токен — конфіденційна інформація: ніколи не надсилайте його електронною поштою чи в месенджері.
Токен KSeF — унікальний рядок символів, що ідентифікує компанію в системі. Генерується в панелі МФ через Profil Zaufany (довірений профіль) або кваліфікований електронний підпис.
Найпоширеніші помилки:
6. Коригувальні фактури в KSeF
Коригування через KSeF не потребує акцептування покупцем — вважається доставленим у момент присвоєння номера KSeF. Це суттєво спрощує документообіг та прискорює бухоблік.
Три типи коригувань: зміна даних, зміна суми, анулювання (обнулення).
7. Збої та офлайн-режим
Офлайн-фактура має дату видачі з моменту її створення.
Необхідно передати її в KSeF протягом 14 днів після усунення збою.
Номер KSeF присвоюється лише після прийому офлайн-фактури.
МФ передбачив офлайн-режим (аварійний) для ситуацій, коли система KSeF недоступна або у компанії немає доступу до інтернету:
8. Штрафи за невпровадження KSeF
Виставлення фактури поза KSeF (за наявності обов'язку): штраф до 100% суми ПДВ у фактурі.
Втрата права на відрахування ПДВ покупцем за фактурою, виставленою з порушенням KSeF.
9. Поширені запитання
З якого часу KSeF є обов'язковим?
З 1 липня 2026 року для всіх активних платників ПДВ. Для платників, звільнених від ПДВ, обов'язок набирає чинності з 1 січня 2027 року.
Чи недійсні рахунки-фактури, виставлені поза KSeF?
Так. Після 1 липня 2026 рахунок-фактура, виставлений поза KSeF (за винятком B2C та аварій), вважається невиставленим, що позбавляє покупця права на відрахування ПДВ.
Як бути з рахунками-фактурами для фізичних осіб (B2C)?
Рахунки-фактури для споживачів можна і далі виставляти традиційно — KSeF є необов'язковим для B2C.
Скільки часу займає отримання номера KSeF?
Система присвоює номер KSeF миттєво (протягом кількох секунд). Дата виставлення = дата надсилання, дата отримання покупцем = дата присвоєння номера KSeF.
Що робити, якщо система впаде в середині місяця?
Передбачено офлайн-режим — можна виставляти рахунки в офлайні (до 14 днів) і надсилати до KSeF після відновлення роботи.
Чи потрібне спеціальне програмне забезпечення?
Так — ваша ERP/бухгалтерська програма повинна мати інтеграцію з KSeF. Більшість популярних систем (Comarch, wFirma, iFirma, Subiekt) вже мають її.
Скільки коштує впровадження KSeF з Danexis?
Для наших бухгалтерських клієнтів — впровадження та навчання БЕЗКОШТОВНО. Для зовнішніх компаній — від 800 злотих нетто за повний пакет (токен + інтеграція + навчання команди).