KPiR — це основний податковий облік для багатьох малих підприємств. Пояснюємо, як вести його правильно, які колонки заповнювати та яких помилок уникати у 2026 році.
Книга доходів і витрат, скорочено KPiR, — це найпоширеніша форма податкового обліку серед фізичних осіб-підприємців та товариств, що розраховуються на загальних засадах або сплачують лінійний податок. Попри удавану простоту, KPiR підпорядковується суворим правилам — помилки в записах можуть призвести до податкових санкцій або необхідності коригування річної декларації. У цьому посібнику пояснюємо, хто зобов'язаний вести KPiR, як правильно заповнювати окремі колонки, які документи є підставою для записів, а також на що слід звернути особливу увагу, щоб уникнути найпоширеніших помилок.
Обов'язок вести книгу доходів і витрат стосується фізичних осіб, що провадять господарську діяльність, цивільних і повних товариств фізичних осіб, а також партнерських товариств, які сплачують податок на доходи на загальних засадах (прогресивна шкала) або лінійний податок. KPiR не є належною формою обліку для платників податку на зареєстровані доходи (рyczałt) — вони ведуть окремий облік доходів. Варто пам'ятати, що з 2026 року також діє JPK_PKPIR, тобто електронна структура Єдиного Контрольного Файлу для книги доходів і витрат. Це означає, що дані KPiR мають зберігатися та на вимогу податкового органу передаватися у визначеному форматі XML — що ставить нові вимоги перед підприємцями, які ведуть облік вручну або в застарілих програмах.
Книга доходів і витрат складається з 17 колонок, кожна з яких призначена для обліку різних видів господарських операцій. Ось найважливіші з них: • Колонка 1 – порядковий номер запису. • Колонка 2 – дата господарської операції. • Колонка 3 – номер бухгалтерського документа (наприклад, номер рахунку-фактури). • Колонки 4 і 5 – дані контрагента (назва та адреса). • Колонка 7 – доходи від продажу товарів і послуг. • Колонка 8 – інші доходи (наприклад, відсотки, відшкодування). • Колонка 10 – придбання торговельних товарів та основних матеріалів. • Колонка 11 – побічні витрати на придбання (транспорт, пакування). • Колонка 13 – інші витрати (заробітна плата, оренда, послуги). • Колонки 16 і 17 – зауваження та додаткові записи. Правильне віднесення витрат до відповідної колонки безпосередньо впливає на розрахунок доходу та бази оподаткування.
Кожен запис у KPiR повинен підтверджуватися відповідним бухгалтерським документом. Перелік прийнятних документів широкий, але не довільний. До основних документів належать: • Рахунки-фактури VAT та спрощені рахунки-фактури – найпоширеніший документ при закупівлях і продажах. • Рахунки, виставлені суб'єктами, не зобов'язаними виставляти рахунки-фактури. • Бухгалтерські ноти – використовуються зокрема при взаємних коригуваннях розрахунків. • Митні документи – при імпорті товарів з-за меж ЄС. • Внутрішні документи – для витрат, які неможливо підтвердити рахунком-фактурою (наприклад, закупівля на ринку, оплата паркування, підтверджена чеком без NIP). • Відомості на виплату заробітної плати – як підтвердження виплати винагород. З 2026 року у зв'язку з впровадженням обов'язкового KSeF структуровані рахунки-фактури стають стандартом. Їхній номер KSeF слід зазначати в обліку, що полегшує проведення можливих перевірок.
Правила щодо моменту відображення операції в KPiR чітко врегульовані. Доходи необхідно вносити поточно — у день виставлення рахунку-фактури або виконання послуги, залежно від того, що настане раніше. Витрати на отримання доходів підлягають двом методам обліку: 1. Касовий метод – витрата відображається в день фактичної оплати. 2. Метод нарахування – витрата відображається на дату виставлення рахунку-фактури або його отримання. Вибір методу має бути послідовним протягом усього податкового року. Записи слід здійснювати не пізніше дня подання авансової декларації або — при квартальних авансах — до 20-го числа місяця після закінчення кварталу. На практиці рекомендується вести поточні записи, що мінімізує ризик пропуску документів і полегшує складання JPK_PKPIR.
Навіть досвідчені підприємці припускаються в KPiR помилок, які під час податкової перевірки можуть виявитися дорогими. Ось ті, що трапляються найчастіше: • Внесення витрати до неправильної колонки – наприклад, відображення транспортної послуги в колонці 13 замість 11. • Відсутність бухгалтерського документа для витрати – запис витрати без рахунку-фактури або іншого прийнятного документа. • Запізніле відображення доходів – що може призвести до заниження авансових платежів з податку на доходи. • Включення витрат, які не є витратами на отримання доходів – наприклад, договірних штрафів, що є наслідком недбалості платника податків. • Неправильний перерахунок рахунків-фактур в іноземній валюті – для перерахунку застосовується курс NBP, що діяв у день, що передує даті виставлення документа. • Відсутність синхронізації KPiR з реєстром VAT – розбіжності між обома обліковими регістрами є одним із перших сигналів тривоги для податкових органів.
2026 рік приносить суттєву зміну для всіх платників податків, що ведуть KPiR. Обов'язок надсилання Єдиного Контрольного Файлу у структурі JPK_PKPIR означає, що облік повинен вестися в електронній формі, що відповідає вимогам Міністерства фінансів. Файли JPK_PKPIR містять детальні дані про кожен запис — зокрема номер документа, дані контрагента, суми у відповідних колонках та дату операції. Ведення KPiR у таблиці без відповідної структури не відповідатиме цим вимогам. Рекомендується використовувати бухгалтерське програмне забезпечення, сертифіковане виробником як відповідне формату JPK, або доручити ведення книги професійному бухгалтерському бюро, яке має відповідні інструменти та постійно їх оновлює.
Правильне ведення книги доходів і витрат потребує знання законодавства, систематичності та відповідних інструментів — особливо після впровадження JPK_PKPIR та обов'язкового KSeF у 2026 році. Якщо ви хочете бути впевнені, що ваш облік ведеться відповідно до чинних норм, зверніться до бухгалтерського бюро Danexis у Вроцлаві. Зателефонуйте за номером +48 780 760 666 або напишіть на kontakt@danexis.pl — ми охоче обговоримо вашу ситуацію та запропонуємо оптимальне рішення.