Бухгалтерські бюро є зобов'язаними установами в розумінні закону AML. Перевірте, що це означає на практиці — для вас і ваших клієнтів.
Закон про протидію відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (AML) покладає на бухгалтерські бюро низку конкретних обов'язків, невиконання яких загрожує серйозними адміністративними санкціями. Як зобов'язана установа, бухгалтерське бюро повинне не лише верифікувати своїх клієнтів, а й здійснювати поточний моніторинг транзакцій та повідомляти про певні події Генеральному інспектору фінансової інформації (GIIF). У цій статті пояснюємо, що на практиці означає статус зобов'язаної установи, які процедури є обов'язковими, а також які обов'язки відповідно до норм AML виникають на стороні клієнтів бюро.
Відповідно до ст. 2 Закону від 1 березня 2018 р. про протидію відмиванню грошей та фінансуванню тероризму, бухгалтерські бюро — а точніше суб'єкти, що надають послуги з ведення бухгалтерських книг, кадрово-розрахункового обслуговування — відносяться до кола зобов'язаних установ. Це означає, що вони підпадають під повний режим норм AML, аналогічно до банків, обмінних пунктів чи посередників у сфері нерухомості. Статус зобов'язаної установи не є добровільним — він випливає безпосередньо з виду послуг, що надаються. Бухгалтерське бюро, яке веде торговельні книги для своїх клієнтів, автоматично потрапляє в сферу регулювання і повинне привести свою діяльність у відповідність до вимог закону незалежно від розміру чи організаційно-правової форми.
Кожна зобов'язана установа повинна мати письмову внутрішню процедуру у сфері протидії відмиванню грошей та фінансуванню тероризму. Цей документ повинен охоплювати щонайменше: • принципи ідентифікації та верифікації клієнтів (так звані заходи фінансової безпеки), • порядок оцінки ризику відмивання грошей для окремих клієнтів і транзакцій, • принципи зберігання документів та реєстрації транзакцій, • процедуру повідомлення про підозрілі транзакції до GIIF, • принципи навчання працівників. Процедура повинна регулярно оновлюватися — зміни в законодавстві, структурі клієнтської бази чи профілі ризику бюро повинні спричиняти її перегляд. Відсутність процедури або її застарілість є одним із найчастіше виявлених порушень під час перевірок.
Перед початком співпраці з новим клієнтом бухгалтерське бюро зобов'язане застосувати заходи фінансової безпеки (ЗФБ). На практиці це означає: 1. Ідентифікацію клієнта — встановлення його особи на підставі документів (наприклад, посвідчення особи, KRS, NIP). 2. Ідентифікацію кінцевого бенефіціарного власника — встановлення того, хто фактично стоїть за певною компанією та здійснює над нею контроль. 3. Оцінку мети та характеру ділових відносин — розуміння того, чим займається клієнт і яке походження його коштів. 4. Поточний моніторинг — перевірка того, чи діяльність клієнта відповідає наявним про нього відомостям. Інтенсивність ЗФБ залежить від оцінки ризику клієнта. Клієнти з високим рівнем ризику (наприклад, із юрисдикцій підвищеного ризику, компанії зі складною структурою власності) потребують посилених заходів безпеки.
Обов'язки AML стосуються не лише самого бухгалтерського бюро, а й його клієнтів. Sp. z o.o., S.A. та інші юридичні особи зобов'язані подавати дані про кінцевого бенефіціарного власника до Центрального реєстру кінцевих бенефіціарних власників (CRBR). Бухгалтерське бюро повинне: • інформувати клієнта про обов'язок реєстрації в CRBR, • перевіряти на початку співпраці, чи зареєстрований клієнт, • оновлювати дані у разі змін у структурі власності. Неподання або несвоєчасне подання відомостей про кінцевого бенефіціарного власника загрожує клієнту адміністративним штрафом до 1 000 000 зл. Бюро, яке свідомо ігнорує цей обов'язок щодо обслуговуваних суб'єктів, наражається на звинувачення в порушенні норм AML.
Одним із ключових обов'язків зобов'язаної установи є реєстрація та повідомлення про підозрілі транзакції, а також транзакції, що перевищують встановлений поріг. Бухгалтерське бюро зобов'язане: • реєструвати готівкові транзакції, що дорівнюють або перевищують еквівалент 15 000 євро, • невідкладно повідомляти GIIF про транзакції або обставини, які можуть свідчити про відмивання грошей або фінансування тероризму. Повідомлення про підозрілу транзакцію (так званий STR — Suspicious Transaction Report) необхідно подати без зайвих зволікань через телеінформаційну систему GIIF. Важливо: бухгалтерське бюро не може інформувати клієнта про те, що таке повідомлення було подано — порушення цього правила (так званий tipping off) є кримінальним злочином.
Невиконання обов'язків, що випливають із закону AML, може мати серйозні наслідки. Органи нагляду — зокрема Державна податкова адміністрація та відповідні органи професійних самоврядувань — можуть накласти на бухгалтерське бюро: • грошовий штраф до 1 000 000 зл або до 10% обороту за попередній фінансовий рік, • заборону виконувати керівні функції особам, відповідальним за порушення, • публічне оголошення про виявлене порушення (так званий naming and shaming). Варто підкреслити, що відповідальність несе як сама установа, так і фізичні особи, що виконують керівні функції. Саме тому таке важливе значення має регулярне навчання команди та оновлення внутрішніх процедур.
Обов'язки AML у бухгалтерському бюро є розгалуженими та потребують системного підходу — від розроблення процедур, через верифікацію клієнтів, до повідомлень до GIIF. Якщо у вас є сумніви щодо того, чи ваша компанія відповідає вимогам AML, або ви шукаєте бухгалтерське бюро, яке розуміє ці норми, зверніться до команди Danexis. Ми охоче оцінимо ситуацію та запропонуємо відповідні рішення. Телефонуйте: +48 780 760 666 або пишіть на kontakt@danexis.pl.