Прийняття першого працівника – важливий крок у розвитку компанії. Перевірте, які обов'язки чекають на роботодавця: від трудового договору, через ZUS і BHP, аж до PIT-2.
Рішення про найм першого працівника – один із найважливіших моментів в історії кожної компанії. Багато підприємців у цей момент відчувають себе переповненими кількістю формальностей – договір, реєстрація в ZUS, медичні огляди, навчання з BHP, а до того ще й податкова документація. Хороша новина полягає в тому, що весь процес можна пройти без зайвих труднощів, якщо знати правильну послідовність кроків. У цій статті ми проведемо вас через кожен етап прийняття працівника на роботу, щоб ви як роботодавець діяли впевнено й відповідно до чинних норм.
Перш ніж підписати будь-який документ, необхідно вирішити, на якій правовій підставі ви будете наймати цю особу. Найпоширеніші варіанти: • Трудовий договір – надає працівнику повний захист, передбачений Трудовим кодексом: відпустка, лікарняна допомога, звільнення із дотриманням охоронного строку. • Договір-доручення – цивільно-правова угода, більш гнучка, але з обмеженим захистом для виконавця. • Договір підряду – застосовується при конкретному, одноразовому результаті; не підлягає внескам ZUS, проте його використання суворо перевіряється контролюючими органами. Якщо робота виконуватиметься регулярно, у визначеному місці й у визначений час, під вашим керівництвом – норми зобов'язують укласти трудовий договір. Неправильна кваліфікація – це ризик перевірки PIP та нарахування заборгованих внесків.
Трудовий договір необхідно укласти не пізніше дня початку роботи працівника. Він повинен визначати: 1. Сторони договору (роботодавець і працівник). 2. Вид і місце виконання роботи. 3. Розмір ставки (повна ставка, 1/2 ставки тощо). 4. Розмір заробітної плати – у 2026 р. мінімальна заробітна плата становить 4666 зл брутто. 5. Дату початку роботи. 6. Строк дії договору (на визначений або невизначений термін). Перед підписанням договору варто також зібрати від працівника необхідні документи: особовий опитувальник, трудові книжки з попередніх місць роботи, а також заяви для податкових і страхових цілей. Договір складається у двох примірниках – по одному для кожної зі сторін.
Як роботодавець ви зобов'язані зареєструвати працівника в системі соціального та медичного страхування протягом 7 днів з дня виникнення підстави для страхування, тобто з дати укладення договору або фактичного початку роботи. На практиці це означає подання до ZUS форми ZUS ZUA (або ZUS ZZA, якщо працівник підлягає виключно медичному страхуванню). Форму можна подати в електронному вигляді через PUE ZUS або програму Płatnik. Як роботодавець ви стаєте платником внесків – ви зобов'язані щомісяця розраховувати, утримувати та перераховувати внески на: • пенсійне та рентне страхування, • страхування на випадок хвороби та від нещасних випадків, • медичне страхування, • Фонд праці та FGŚP (за умови виконання відповідних вимог). Термін сплати внесків для більшості роботодавців – 15-й день наступного місяця.
Працівник не може розпочати роботу без виконання двох основних умов: 1. Попередній медичний огляд – роботодавець видає направлення до лікаря медицини праці. Витрати на огляди несе роботодавець. Без дійсного висновку про відсутність протипоказань до роботи на відповідній посаді допускати працівника до виконання обов'язків заборонено. 2. Навчання з BHP – проводиться ще до допуску до роботи. Складається з двох частин: загального інструктажу (може проводити співробітник служби BHP або зовнішній фахівець) та інструктажу на робочому місці (проводить безпосередній керівник). Роботодавець також зобов'язаний ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та положенням про оплату праці (якщо в компанії працює щонайменше 50 осіб), а також із посадовими обов'язками на відповідній посаді.
Роботодавець виконує роль платника авансових платежів з податку на доходи фізичних осіб із заробітної плати працівника. Для правильного розрахунку цих авансових платежів йому потрібні від працівника кілька заяв: • PIT-2 (заява працівника для цілей розрахунку щомісячних авансових платежів з податку) – уповноважує роботодавця застосовувати суму, що зменшує податок. Працівник може подати її одному роботодавцю в даному році. • Заява про застосування пільги для молодих – якщо працівник не досяг 26 років і хоче скористатися звільненням від PIT. • Інформація про інші джерела доходу – важлива для правильного визначення заробітної плати нетто. З 2022 року заяви подаються за формою PIT-2 у розширеній версії. Роботодавець зберігає їх протягом усього строку трудових відносин і протягом 5 років після їх припинення.
Кожен роботодавець зобов'язаний вести особову справу працівника та облік робочого часу. Особова справа складається з чотирьох частин: A – документи, зібрані у зв'язку з прийняттям на роботу, B – документи, що стосуються укладення та перебігу трудових відносин, C – документи, пов'язані з розірванням договору, D – документи щодо дисциплінарних стягнень. Облік робочого часу повинен відображати фактичні години роботи, понаднормові години, відпустки та відсутності. Документацію можна вести в паперовій або електронній формі – обидві форми є рівноправними за умови забезпечення цілісності та доступності даних. Недотримання обов'язків у сфері кадрової документації загрожує штрафом Державної інспекції праці в розмірі до 30 000 зл.
Прийняття першого працівника – це багатоетапний процес, який вимагає одночасного знання трудового законодавства, соціального страхування та податкового права. Помилки, допущені на початку, можуть призвести до значних фінансових наслідків. Якщо ви хочете бути впевнені, що вся документація є повною та відповідає нормам, зверніться до бухгалтерської компанії Danexis – ми допоможемо вам пройти кожен крок без зайвого стресу. Зателефонуйте за номером +48 780 760 666 або напишіть на kontakt@danexis.pl.