Дистанційна робота вже є постійним елементом польського ринку праці. Дізнайтеся, які формальні обов'язки та витрати пов'язані з її впровадженням у компанії у 2026 році.
Дистанційна робота, врегульована Трудовим кодексом з 2023 року, досі викликає численні запитання у роботодавців і працівників. У 2026 році норми вже добре усталені, проте практичні розрахунки — еквівалент за електроенергію та інтернет, витрати на охорону праці чи структура регламенту — все одно викликають труднощі. У цій статті ми пояснюємо, як правильно підійти до кожного з цих питань, щоб уникнути податкових і кадрових помилок.
Кожна компанія, що наймає працівників у дистанційному або гібридному режимі, повинна мати внутрішній регламент дистанційної роботи. Цей документ визначає правила виконання обов'язків за межами офісу роботодавця і є правовою підставою для всіх розрахунків. Регламент має чітко визначати: • групи посад, на яких передбачена дистанційна робота, • правила визначення місця виконання роботи, • спосіб контролю робочого часу та результатів, • порядок подання та відкликання згоди на дистанційну роботу, • правила виплати еквівалента або паушальної суми, • процедури з охорони праці, що діють у місці дистанційної роботи. Відсутність регламенту або його неповнота може призвести до оскарження виплачуваних пільг з боку ZUS або податкової інспекції. Регламент варто погоджувати з фахівцем з кадрів, щоб він відповідав актуальному стану законодавства.
Роботодавець зобов'язаний відшкодувати витрати, які працівник несе у зв'язку з дистанційною роботою, — насамперед витрати на електроенергію та доступ до інтернету. На практиці застосовуються дві форми: 1. Еквівалент — точний розрахунок фактичних витрат, понесених працівником. 2. Паушальна сума — заздалегідь визначена сума, що відповідає очікуваним витратам. Обидві форми звільнені від внесків ZUS та податку на доходи за умови, що їх розмір визначено регламентом або угодою і відповідає реальним витратам. Роботодавець повинен зберігати документацію (наприклад, аналіз витрат на комунальні послуги), яка обґрунтовує прийняту суму. Завищена паушальна сума може бути оскаржена як дохід працівника. Варто регулярно перевіряти її розмір — особливо коли змінюються ціни на енергоносії.
Дистанційна робота не звільняє роботодавця від обов'язків у сфері безпеки та гігієни праці. Трудовий кодекс встановлює конкретні вимоги, які необхідно виконати ще до допуску працівника до роботи у дистанційному режимі. До ключових обов'язків з охорони праці належать: • надання працівнику оцінки професійного ризику на дистанційному робочому місці, • інформування про принципи безпечної організації роботи вдома, • забезпечення відповідними інструментами (обладнання, програмне забезпечення), • проведення інструктажу з охорони праці, адаптованого до специфіки дистанційної роботи. Роботодавець не має права входити до приватного помешкання працівника без його згоди з метою перевірки умов праці. Однак працівник зобов'язаний подати заяву про те, що місце виконання роботи відповідає вимогам охорони праці. Недотримання формальностей у цій сфері наражає компанію на ризик під час перевірки Державної інспекції праці (PIP).
Витрати, пов'язані з дистанційною роботою, можуть становити витрати на отримання доходів роботодавця — за умови їх належного документування та пов'язання з діяльністю компанії. До витрат компанії можна включити, зокрема: • придбання або лізинг комп'ютерного обладнання для працівника, • витрати на ліцензії на програмне забезпечення, • виплачувану паушальну суму або еквівалент (задокументовані), • витрати на інструктажі з охорони праці, • витрати на кібербезпеку та VPN. У контексті JPK_CIT і нових вимог до обліку, що діють з 2025–2026 років, особливо важливо, щоб кожна витрата була правильно відображена в облікових книгах. Компанії, що ведуть спрощений облік на основі JPK_PKPIR, повинні подбати про те, щоб розрахунки за дистанційну роботу були прозорими та відповідали структурі, що вимагається законодавством.
Паушальна сума та еквівалент за дистанційну роботу не є базою для нарахування внеску на охорону здоров'я та внесків ZUS — це одна з істотних переваг такої форми відшкодування витрат. Однак умовою є дотримання формальних вимог: пільга має випливати з регламенту або індивідуальної угоди, а її розмір має бути обґрунтованим. На що варто звертати увагу: • якщо паушальна сума є явно завищеною, ZUS може оскаржити звільнення від внесків, • у випадку цивільно-правових договорів (договір доручення, B2B) норми Трудового кодексу про дистанційну роботу не застосовуються — діють інші правила розрахунків, • підприємці, що працюють на умовах JDG дистанційно від власного імені, не користуються цими нормами — їхні витрати розраховуються на загальних підставах. Варто проконсультуватися щодо індивідуальної ситуації з бухгалтерським бюро, перш ніж визначати розмір виплат.
Трудовий кодекс виокремлює так звану епізодичну дистанційну роботу, що виконується на запит працівника, — до 24 днів на календарний рік. Ця форма регулюється дещо іншими правилами. Найважливіші відмінності: • роботодавець не зобов'язаний готувати повний регламент дистанційної роботи, • немає обов'язку виплачувати паушальну суму або еквівалент, • вимоги з охорони праці спрощені — працівник лише подає заяву про належні умови праці. Незважаючи на спрощену процедуру, варто подбати про письмове підтвердження згоди та визначення умов епізодичної дистанційної роботи. Це дозволить уникнути непорозумінь і можливих претензій. На практиці багато компаній змішують епізодичну та регулярну дистанційну роботу — що може призводити до формальних і податкових помилок.
Дистанційна робота вимагає від роботодавця ретельного підходу до формальних питань — від регламенту, через охорону праці, до розрахунків паушальної суми та витрат. Помилки в цій сфері можуть призвести до оскарження відрахувань або проблем під час перевірки. Якщо ви хочете бути впевнені, що ваша компанія виконує всі вимоги у 2026 році, зверніться до бухгалтерського бюро Danexis у Вроцлаві — тел. +48 780 760 666 або e-mail: kontakt@danexis.pl. Ми допоможемо підготувати документацію та правильно розрахувати витрати на дистанційну роботу.