Contratar al primer empleado es un paso importante en el desarrollo de cualquier empresa. Conoce las obligaciones que le esperan al empleador: desde el contrato de trabajo, pasando por el ZUS y la seguridad laboral, hasta el PIT-2.
La decisión de contratar al primer empleado es uno de los momentos más relevantes en la historia de cualquier empresa. Muchos empresarios se sienten abrumados por la cantidad de trámites: contrato, registro en el ZUS (sistema de seguridad social polaco), exámenes médicos, capacitación en seguridad e higiene laboral y, además, la documentación fiscal. La buena noticia es que todo el proceso puede realizarse de forma ágil si se conoce el orden correcto de los pasos. En este artículo te guiaremos por cada etapa de la contratación de un empleado, para que como empleador actúes con seguridad y conforme a la normativa vigente.
Antes de firmar cualquier documento, debes decidir en qué base legal contratarás a la persona. Las opciones más frecuentes son: • Contrato de trabajo – otorga al empleado la protección completa prevista en el Código Laboral polaco: vacaciones, subsidio por enfermedad y preaviso con período de protección. • Contrato de mandato (umowa zlecenie) – contrato de derecho civil, más flexible, pero con protección limitada para el prestador del servicio. • Contrato de obra (umowa o dzieło) – se aplica a un resultado concreto y único; no está sujeto a cotizaciones al ZUS, pero su uso es estrictamente verificado por las autoridades de control. Si el trabajo debe realizarse de manera regular, en un lugar y horario determinados, bajo tu dirección, la normativa exige celebrar un contrato de trabajo. Una clasificación incorrecta conlleva el riesgo de inspección de la PIP (Inspección Estatal del Trabajo) y el cobro retroactivo de cotizaciones.
El contrato de trabajo debe celebrarse a más tardar el día en que el empleado comienza a trabajar. Debe especificar: 1. Las partes del contrato (empleador y empleado). 2. El tipo y el lugar de ejecución del trabajo. 3. La jornada laboral (tiempo completo, medio tiempo, etc.). 4. El monto de la remuneración – en 2026 el salario mínimo es de 4.666 PLN brutos. 5. La fecha de inicio del trabajo. 6. El período de vigencia del contrato (por tiempo determinado o indeterminado). Antes de firmar el contrato, conviene también recopilar del empleado los documentos necesarios: el cuestionario personal, los certificados de trabajo de empleos anteriores y la declaración para efectos fiscales y de seguridad social. El contrato se redacta en dos ejemplares, uno para cada parte.
Como empleador tienes la obligación de registrar al empleado en los seguros sociales y de salud dentro de los 7 días a partir de la fecha en que surge el título de aseguramiento, es decir, desde la fecha de celebración del contrato o del inicio efectivo del trabajo. En la práctica, esto implica presentar ante el ZUS el formulario ZUS ZUA (o ZUS ZZA, si el empleado está sujeto únicamente al seguro de salud). El formulario puede enviarse electrónicamente a través de la plataforma PUE ZUS o del programa Płatnik. Como empleador te conviertes en agente de retención de cotizaciones, y estás obligado a calcular, retener y remitir mensualmente las cotizaciones correspondientes a: • seguro de jubilación e invalidez, • seguro de enfermedad y accidentes, • seguro de salud, • Fondo de Trabajo y FGŚP (Fondo de Garantía de Prestaciones por Cesantía), cuando se cumplan los requisitos. El plazo de pago de las cotizaciones para la mayoría de los empleadores es el día 15 del mes siguiente.
El empleado no puede comenzar a trabajar sin cumplir dos condiciones fundamentales: 1. Exámenes médicos preliminares – el empleador emite la solicitud de derivación al médico de medicina del trabajo. El costo de los exámenes corre a cargo del empleador. Sin un certificado vigente que acredite la ausencia de contraindicaciones para el puesto, está prohibido permitir al empleado el ejercicio de sus funciones. 2. Capacitación en seguridad e higiene laboral (BHP) – se lleva a cabo antes de autorizar el inicio del trabajo. Consta de dos partes: la instrucción general (puede realizarla el responsable de BHP o un especialista externo) y la instrucción específica del puesto (la imparte el supervisor directo). El empleador también tiene la obligación de dar a conocer al empleado el reglamento interno de trabajo y el reglamento de remuneraciones (si cuenta con al menos 50 personas contratadas), así como el alcance de las responsabilidades del puesto.
El empleador actúa como agente de retención de los anticipos del impuesto sobre la renta correspondientes al salario del empleado. Para calcular correctamente dichos anticipos, necesita del empleado varias declaraciones: • PIT-2 (declaración del empleado para el cálculo de los anticipos mensuales del impuesto) – autoriza al empleador a aplicar el monto reductor del impuesto. El empleado puede presentarlo ante un solo empleador por año. • Declaración de aplicación del beneficio para jóvenes – si el empleado tiene menos de 26 años y desea acogerse a la exención del PIT. • Información sobre otras fuentes de ingresos – relevante para determinar correctamente la remuneración neta. Desde 2022, las declaraciones se presentan en el formulario PIT-2 en su versión ampliada. El empleador las conserva durante todo el período de empleo y por 5 años después de su conclusión.
Todo empleador está obligado a llevar el expediente personal del empleado y el registro de jornada laboral. El expediente personal se compone de cuatro partes: A – documentos recopilados en relación con el proceso de selección, B – documentos relativos al inicio y desarrollo de la relación laboral, C – documentos relacionados con la terminación del contrato, D – documentos referentes a sanciones disciplinarias. El registro de jornada debe reflejar las horas reales de trabajo, las horas extra, las vacaciones y las ausencias. La documentación puede llevarse en formato físico o electrónico; ambas formas tienen igual validez, siempre que se garantice la integridad y accesibilidad de los datos. El incumplimiento de las obligaciones en materia de documentación laboral puede acarrear una multa de la Inspección Estatal del Trabajo de hasta 30.000 PLN.
Contratar al primer empleado es un proceso de múltiples etapas que exige conocer simultáneamente la legislación laboral, la normativa de seguridad social y el derecho tributario. Los errores cometidos al inicio pueden tener consecuencias costosas. Si deseas asegurarte de que toda la documentación esté completa y conforme a la normativa, contacta con el despacho contable Danexis: te acompañaremos en cada paso sin estrés. Llama al +48 780 760 666 o escríbenos a kontakt@danexis.pl.