El Sistema Nacional de Facturas Electrónicas (KSeF) está cambiando la facturación en Polonia. Esta guía cubre todo lo que necesita hacer para que el 1 de julio de 2026 no le pille desprevenido.
Una factura emitida fuera del KSeF no tiene validez legal (con excepciones limitadas).
La anulación es imposible: solo se admiten correcciones a través del KSeF.
Visibilidad total de las transacciones para la Administración Tributaria.
Eliminación de facturas en papel en el tráfico B2B.
El Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF — Krajowy System e-Faktur) es la plataforma central del Ministerio de Finanzas de Polonia para emitir, recibir y almacenar facturas estructuradas (formato XML — esquema FA(2)). Cada factura B2B pasa por el servidor del MF, recibe un número único KSeF y se almacena allí durante 10 años.
Consecuencias clave:
2. A quién afecta la obligación
Desde el 1 de julio de 2026
Todos los contribuyentes activos del IVA
Autónomos (JDG), SL (sp. z o.o.), sociedades colectivas
Entidades extranjeras con establecimiento permanente en Polonia
Desde el 1 de enero de 2027
Contribuyentes exentos del IVA (régimen simplificado, pequeñas empresas)
Facturas de gastos emitidas por consumidores
A quién NO afecta: facturas B2C (para consumidores) — se pueden seguir emitiendo de forma tradicional. Se permite el uso voluntario.
3. Calendario 2026 — plazos de implantación
Hasta el 31 de marzo de 2026 — último plazo para elegir proveedor KSeF y firmar contrato.
Hasta el 31 de mayo de 2026 — pruebas finales, generación de tokens, formación del equipo.
1 de julio de 2026 — inicio de la obligación. Primer día de emisión de facturas exclusivamente a través del KSeF.
Hasta el 31 de julio de 2026 — primera liquidación del IVA con facturas KSeF (JPK_V7M).
4. Cómo prepararse — lista de verificación
Auditar el proceso actual de facturación — qué sistemas emiten facturas, quién las aprueba, qué integraciones se utilizan.
Elegir proveedor KSeF — si usa Comarch, wFirma, iFirma o Subiekt, compruebe su grado de preparación. Si tiene ERP propio, necesitará un integrador.
Generar tokens — para cada persona autorizada a emitir facturas.
Migrar datos de clientes — verificar NIF (NIP), estado del IVA y datos de contacto.
Procedimiento de emergencia — instrucciones escritas para cuando el KSeF no esté disponible.
Formación del equipo — mínimo 2 horas para cada persona que emita facturas.
Pruebas — emitir facturas de prueba durante 2–3 semanas antes de la puesta en marcha.
5. Token de autorización del KSeF
El token caduca al año — ¡recuerde renovarlo!
Un token generado por el director no funciona para el contable si no tiene los permisos correspondientes.
El token es información confidencial: nunca lo envíe por correo electrónico ni por mensajería.
El token KSeF es una cadena única que identifica a la empresa en el sistema. Se genera en el panel del MF mediante Profil Zaufany (Perfil de Confianza) o una firma electrónica cualificada.
Errores más frecuentes:
6. Facturas rectificativas en el KSeF
Una rectificación emitida a través del KSeF no requiere la aceptación del comprador — se considera entregada en el momento en que se asigna el número KSeF. Esto simplifica considerablemente el flujo de documentos y agiliza la contabilidad.
Tres tipos de rectificaciones: cambio de datos, cambio de importe, anulación (puesta a cero).
7. Averías y modo sin conexión
Una factura en modo sin conexión lleva la fecha de emisión del momento en que se creó.
Debe subirse al KSeF en un plazo de 14 días desde que cese la avería.
El número KSeF se asigna solo después de que se acepte la factura sin conexión.
El MF ha previsto un modo sin conexión (emergencia) para situaciones en las que el sistema KSeF no esté disponible o la empresa no tenga acceso a internet:
8. Sanciones por no implantar el KSeF
Emitir una factura fuera del KSeF (cuando es obligatorio): sanción de hasta el 100% del IVA de la factura.
Incumplimiento de los plazos legales de emisión: multa.
Pérdida del derecho a deducir el IVA soportado por el comprador de una factura emitida incumpliendo el KSeF.
9. Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatorio el KSeF?
Desde el 1 de julio de 2026 para todos los contribuyentes activos del IVA. Para los contribuyentes exentos del IVA la obligación entra en vigor el 1 de enero de 2027.
¿Son inválidas las facturas emitidas fuera del KSeF?
Sí. Tras el 1 de julio de 2026, una factura emitida fuera del KSeF (salvo excepciones: B2C y averías) se considera no emitida, lo que priva al comprador del derecho a deducir el IVA.
¿Qué ocurre con las facturas a personas físicas (B2C)?
Las facturas a consumidores pueden seguir emitiéndose de forma tradicional — el KSeF es opcional para B2C.
¿Cuánto tiempo tarda en llegar el número KSeF?
El sistema asigna un número KSeF de forma inmediata (en segundos). Fecha de emisión = fecha de envío, fecha de recepción por el comprador = fecha de asignación del número KSeF.
¿Qué ocurre si el sistema cae a mitad de mes?
Existe un modo offline — puede emitir facturas sin conexión (hasta 14 días) y enviarlas al KSeF una vez restaurado el servicio.
¿Se necesita software especial?
Sí — su ERP/programa contable debe tener integración con KSeF. La mayoría de los sistemas populares (Comarch, wFirma, iFirma, Subiekt) ya la tienen.
¿Cuánto cuesta la implantación de KSeF con Danexis?
Para nuestros clientes de contabilidad — implantación y formación GRATIS. Para empresas externas — desde 800 PLN neto por el paquete completo (token + integración + formación del equipo).