El trabajo remoto es ya un elemento permanente del mercado laboral polaco. Entérate de qué obligaciones formales y costos implica su implementación en una empresa en 2026.
El trabajo remoto, regulado en el Código Laboral desde 2023, sigue generando numerosas preguntas entre empleadores y trabajadores. En 2026 las disposiciones ya están bien consolidadas; sin embargo, las liquidaciones prácticas — la compensación por electricidad e internet, los costos de seguridad laboral o la estructura del reglamento — siguen presentando dificultades. En este artículo explicamos cómo abordar correctamente cada uno de estos temas para evitar errores fiscales y de recursos humanos.
Toda empresa que emplee trabajadores en modalidad remota o híbrida debe contar con un reglamento interno de trabajo remoto. Este documento establece las reglas para el desempeño de funciones fuera de la sede del empleador y constituye la base legal para todas las liquidaciones. El reglamento debe precisar: • los grupos de puestos que pueden acogerse al trabajo remoto, • los criterios para determinar el lugar de ejecución del trabajo, • el método de control del tiempo de trabajo y los resultados, • el procedimiento para solicitar y revocar la autorización de trabajo remoto, • las reglas para el pago de la compensación o el monto fijo (ryczałt), • los procedimientos de seguridad e higiene laboral (BHP) aplicables en el lugar de trabajo remoto. La ausencia del reglamento o su carácter incompleto puede dar lugar a que el ZUS (Seguro Social polaco) o la autoridad fiscal cuestionen los beneficios pagados. Se recomienda consultar el reglamento con un especialista en recursos humanos para garantizar su conformidad con el estado legal vigente.
El empleador está obligado a cubrir los costos en que incurre el trabajador en relación con el trabajo remoto — principalmente los costos de energía eléctrica y acceso a internet. En la práctica se aplican dos modalidades: 1. Compensación (ekwiwalent) — liquidación exacta de los costos reales incurridos por el trabajador. 2. Monto fijo (ryczałt) — cantidad establecida de antemano que corresponde a los costos previstos. Ambas modalidades están exentas de las contribuciones al ZUS y del impuesto sobre la renta, siempre que su cuantía derive del reglamento o de un acuerdo y corresponda a los costos reales. El empleador debe conservar la documentación (por ejemplo, un análisis de los costos de servicios básicos) que justifique el monto adoptado. Un monto fijo excesivamente alto puede ser cuestionado como ingreso del trabajador. Conviene verificar su cuantía de manera periódica — especialmente cuando cambian los precios de la energía.
El trabajo remoto no exime al empleador de las obligaciones en materia de seguridad e higiene laboral. Las disposiciones del Código Laboral imponen requisitos concretos que deben cumplirse antes de permitir que el trabajador desempeñe sus funciones en modalidad remota. Entre las obligaciones clave de BHP se encuentran: • entregar al trabajador la evaluación de riesgos laborales correspondiente al puesto remoto, • informarle sobre los principios de organización segura del trabajo en el hogar, • proporcionarle las herramientas adecuadas (equipo, software), • impartir una capacitación en BHP adaptada a las características del trabajo remoto. El empleador no tiene derecho a ingresar al domicilio privado del trabajador sin su consentimiento con el fin de controlar las condiciones de trabajo. No obstante, el trabajador debe presentar una declaración en la que afirme que el lugar donde desempeña sus funciones cumple los requisitos de BHP. El incumplimiento de estas formalidades expone a la empresa a riesgos durante las inspecciones de la PIP (Inspección Nacional del Trabajo polaca).
Los gastos relacionados con el trabajo remoto pueden constituir costos deducibles para el empleador — siempre que estén debidamente documentados y vinculados a la actividad de la empresa. Entre los costos empresariales deducibles se pueden incluir, entre otros: • la compra o el arrendamiento financiero (leasing) de equipos informáticos para el trabajador, • los costos de licencias de software, • el monto fijo o la compensación pagados (documentados), • los costos de capacitaciones en BHP, • los gastos en ciberseguridad y VPN. En el contexto del JPK_CIT (archivo de control estándar para el impuesto corporativo) y los nuevos requisitos de registro contable vigentes desde 2025–2026, es especialmente importante que cada gasto esté correctamente asignado en los libros contables. Las empresas que llevan una contabilidad simplificada mediante JPK_PKPIR (libro de ingresos y gastos) deben asegurarse de que las liquidaciones del trabajo remoto sean transparentes y conformes con la estructura exigida por las disposiciones legales.
El monto fijo y la compensación por trabajo remoto no forman parte de la base de cálculo de la contribución de salud ni de las cuotas al ZUS — esta es una de las ventajas significativas de esta forma de reembolso de costos. Sin embargo, la condición es cumplir los requisitos formales: el beneficio debe derivar del reglamento o de un acuerdo individual, y su cuantía debe estar justificada. Aspectos a considerar: • si el monto fijo es notoriamente excesivo, el ZUS puede cuestionar la exención, • en el caso de contratos civiles (contrato de mandato, B2B) las disposiciones del Código Laboral sobre trabajo remoto no son aplicables — se aplican reglas de liquidación distintas, • los empresarios individuales (JDG) que trabajan de manera remota por cuenta propia no se acogen a estas disposiciones — sus costos se liquidan conforme a las reglas generales. Se recomienda consultar la situación particular con una oficina contable antes de establecer el monto de los beneficios.
El Código Laboral distingue el denominado trabajo remoto ocasional, realizado a solicitud del trabajador — hasta 24 días por año calendario. Esta modalidad se rige por reglas algo distintas. Las diferencias más importantes: • el empleador no está obligado a elaborar un reglamento completo de trabajo remoto, • no existe obligación de pagar el monto fijo ni la compensación, • los requisitos de BHP son simplificados — el trabajador únicamente presenta una declaración sobre las condiciones adecuadas de trabajo. A pesar del procedimiento simplificado, conviene procurar una confirmación escrita del consentimiento y la definición de las condiciones del trabajo remoto ocasional. Esto permitirá evitar malentendidos y posibles reclamaciones. En la práctica, muchas empresas combinan el trabajo remoto ocasional y el regular — lo que puede ocasionar errores formales y fiscales.
El trabajo remoto exige que el empleador adopte un enfoque riguroso respecto a las cuestiones formales — desde el reglamento, pasando por el BHP, hasta la liquidación del monto fijo y los costos. Los errores en este ámbito pueden derivar en el rechazo de deducciones o en problemas durante las inspecciones. Si deseas asegurarte de que tu empresa cumple todos los requisitos en 2026, comunícate con la oficina contable Danexis en Wrocław — tel. +48 780 760 666 o correo electrónico: kontakt@danexis.pl. Te ayudaremos a preparar la documentación y a liquidar correctamente los costos del trabajo remoto.